டைம் டிராக்கிங் பொதுவாக அலுவலகங்கள் தங்கள் ஊழியர்களின் வேலை நேரத்தை எவ்வாறு பதிவு செய்கிறார்கள் என்பதைக் குறிக்கிறது. திட்டங்கள் அல்லது பணிகளில் பணிபுரியும் இந்த மணிநேர அளவீடு, பின்னர் பணியாளர்களுக்கு அதற்கேற்ப ஊதியம் வழங்கப்படுவதை உறுதி செய்ய பயன்படுத்தப்படுகிறது.
சம்பளப் பட்டியலுக்கு நேரம் உள்ளீடுகள் பயன்படுத்தப்படுவது மட்டுமல்லாமல், பணியாளரின் நேரம் எங்கு செல்கிறது மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட பணியை முடிக்க எவ்வளவு நேரம் ஆகும் என்பதை அளவிட மேலாளர்களுக்கு இந்த பணியாளர் கண்காணிப்பு (employee monitoring) மிகவும் ஒரு பாதுகாப்பான வழியாகும். எந்த வேலைகள் அதிக நேரம் எடுக்கும் என்பதை பணியாளர் கண்காணிப்பு செயலிகள்(employee monitoring app) மிக துல்லியமாக குறிக்கும், அந்த நேரம் நன்றாக செலவிடப்பட்டதா என்பதை நீங்கள் சிந்திக்கத் தொடங்கலாம்.
வேலை செய்யும் நேரத்தை எவ்வாறு கண்காணிப்பது?
காகித டைம்ஷீட்கள்:
காகித முறை நேரத்தைக் கண்காணிக்க எளிய வழி. நீங்கள் செய்ய வேண்டியது, உங்கள் பணிகள், வணிக செயல்பாடு மற்றும் அவற்றை முடிக்க நீங்கள் எவ்வளவு நேரம் செலவிடுகிறீர்கள் என்பதை ஒரு தாளில் எழுதுங்கள். நீங்கள் 15 நிமிட அல்லது 30 நிமிட இடைவெளியில் நேரத்தை கண்காணிக்கலாம். இணைய இணைப்பு இல்லாத இடங்களில் கூட இதை எங்கும் பயன்படுத்துவது சிறந்தது.
டைம்ஷீட்களின் மிகப் பெரிய பிரச்சனை என்னவென்றால், சில பணிகளையும் மற்ற விவரங்களையும் உள்ளிட மறந்துவிடலாம், குறிப்பாக நீங்கள் திட்டங்களிலிருந்து திட்டங்களுக்குச் செல்லும் போது அது பிழைகளுக்கு ஆளாகிறது. ஊழியர்களுக்கான நேரத்தைக் கண்காணிக்க நீங்கள் அதைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால், உடல் பதிவுகளைப் பராமரிப்பது கடினம்.
விரிதாள்கள் (Spreadsheets):
நேரத்தைக் கண்காணிக்கும் மற்றொரு வழி எக்செல் விரிதாள்களைப் பயன்படுத்துவதாகும். இது உண்மையான கால அட்டவணையை எழுதுவதற்கு நேரத்தையும், முயற்சியையும் மிச்சப்படுத்துகிறது. டிஜிட்டல் விரிதாள்களைப் பயன்படுத்துவதன் நன்மை என்னவென்றால், நீங்கள் ஒரு டெம்ப்ளேட்டை உருவாக்கியவுடன், நீங்கள் பல திட்டங்களுக்கு கோப்பைப் பயன்படுத்தலாம். காகித நேரத் தாள்களைப் போலல்லாமல், விரிதாளை காப்புப் பிரதி எடுத்து திறம்படச் சேமிக்கலாம். தரவுகளில் அறிக்கைகளை உருவாக்கவும் அவை உங்களை அனுமதிக்கின்றன.
விரிதாள் நேரத்தைக் கண்காணிக்கும் ஒரு சிறந்த முறையாக இருந்தாலும், பணிக்காக செலவழிக்கப்பட்ட உண்மையான நேரத்தை அது பதிவு செய்யாது. ஒவ்வொரு முறையும் உங்கள் நேரத்தை கைமுறையாக உள்ளிடுவது உங்களை சோர்வாக செய்து அதிக நேரத்தைச் செலவழிக்கும்.
நேர கண்காணிப்பு மென்பொருள்:
நேர கண்காணிப்பு பயன்பாடுகள் மற்றும் திட்ட மேலாண்மை மென்பொருள் நீங்கள் ஒவ்வொரு பணிக்கும் செலவழிக்கும் நேரத்தை தடையின்றி கண்காணிக்க அனுமதிக்கிறது. இந்த மென்பொருள் பெரும்பாலும் சிறு வணிகர்கள் மற்றும் மணி நேரத்திற்கு கட்டணம் செலுத்தும் ஃப்ரீலான்ஸர்களால் பயன்படுத்தப்படுகிறது. நீங்கள் எழுதத் தொடங்கும் போது ஒரு கடிகாரத்தைத் தொடங்கி முடித்தவுடன் அதை நிறுத்தலாம். நேரத்தைக் கண்காணிக்க பின்னணியில் தானாக இயங்கும் பயன்பாடுகள் உள்ளன.
மொபைல் மற்றும் டெஸ்க்டாப் நேர கண்காணிப்பு பயன்பாடுகளைப் பயன்படுத்த முடிவு செய்வதற்கு முன், அது உங்கள் வணிகத் தேவைகளுக்கும் உங்கள் பட்ஜெட்டுக்கும் பொருந்துமா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். அமைப்பதற்கு எளிதான, எளிமையான, பயன்படுத்த எளிதான இடைமுகத்தைக் கொண்ட, மென்மையான ஒருங்கிணைப்புகளை அனுமதிக்கும் மற்றும் விரிவான அறிக்கைகளை உருவாக்கக்கூடிய ஒரு அமைப்பைத் தேர்வு செய்யவும். நீங்கள் குழு நேர அட்டவணையை கண்காணிக்க மற்றும் திட்டங்களுக்கு நேரம் ஒதுக்க வேண்டும்.
வேலையில் நேர மேலாண்மையில் தேர்ச்சி பெறுவதற்கான குறிப்புகள்:
1. நீங்கள் தற்போது உங்கள் நேரத்தை எப்படி செலவிடுகிறீர்கள் என்று கண்டுபிடிக்கவும்:
உங்கள் தனிப்பட்ட நேர நிர்வாகத்தை நீங்கள் மேம்படுத்தப் போகிறீர்கள் என்றால், நேரம் எங்கே போகிறது என்பதை முதலில் நீங்கள் கண்டுபிடிக்க வேண்டும். உங்கள் தினசரி நடவடிக்கைகளை கண்காணிப்பதன் மூலம் ஒரு வாரத்திற்கு உங்கள் நேரத்தை விடாமுயற்சியுடன் பதிவு செய்ய முயற்சிக்கவும். இந்த தணிக்கை உங்களுக்கு உதவும்:
ஒரு நாளில் உங்களால் எவ்வளவு சாதிக்க முடியும் என்பதைத் தீர்மானிக்கவும்.
நேரச்சுமைகளை அடையாளம் காணவும்.
மிகப்பெரிய வருமானத்தை வழங்கும் நடவடிக்கைகளில் கவனம் செலுத்துங்கள்.
இந்த நேரத் தணிக்கையை நீங்கள் நடத்தும் போது, பயனற்ற எண்ணங்கள், உரையாடல்கள் மற்றும் செயல்பாடுகளுக்கு உங்கள் மொத்த நேரத்தில் எவ்வளவு நேரம் செலவிடப்படுகிறது என்பது தெளிவாகத் தெரியும்.
சில வகையான பணிகள் உங்களுக்கு எவ்வளவு நேரம் எடுக்கும் என்பதற்கு நீங்கள் மிகவும் துல்லியமான உணர்வைப் பெறுவீர்கள் (இது பிற்கால உதவிக்குறிப்பில் செயல்படுத்த மிகவும் உதவியாக இருக்கும்). இந்த பயிற்சி நீங்கள் அதிக உற்பத்தி செய்யும் நாளின் நேரத்தை தீர்மானிக்க உதவும். அந்த வகையில், உங்கள் திட்டங்களில் எப்போது அதிக கவனம் மற்றும் படைப்பாற்றல் தேவை என்று உங்களுக்குத் தெரியும்.
2. தினசரி அட்டவணையை உருவாக்கவும் – அதனுடன் ஒட்டிக்கொள்ளவும்:
தினசரி அட்டவணை:
வேலையில் நேரத்தை எவ்வாறு நிர்வகிப்பது என்பதை அறிய இந்த படி மிகவும் முக்கியமானது. ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட செய்ய வேண்டிய பட்டியல் இல்லாமல் உங்கள் நாளைத் தொடங்க முயற்சிக்காதீர்கள். அன்றைய வேலையை விட்டு வெளியேறுவதற்கு முன், அடுத்த நாளுக்கான மிகவும் அழுத்தமான பணிகளின் பட்டியலை உருவாக்கவும். இந்த நடவடிக்கை நீங்கள் அலுவலகத்திற்கு வந்தவுடன் உங்கள் வேலையை தொடர அனுமதிக்கிறது.
எல்லாவற்றையும் காகிதத்தில் எழுதி வைப்பது, இரவில் விழித்திருந்து உங்கள் மூளையில் இயங்கும் பணிகளைத் தூக்கி எறிவதைத் தடுக்கும். அதற்கு பதிலாக, நீங்கள் தூங்கும் போது உங்கள் ஆழ் மனது உங்கள் திட்டங்களுக்கு ஏற்ப வேலை செய்யும், அதாவது வேலை நேரத்திற்கான புதிய நுண்ணறிவுகளுடன் காலையில் எழுந்திருக்க முடியும்.
முந்தைய நாள் உங்களால் செய்ய முடியாவிட்டால், காலையில் உங்கள் பட்டியலை முதலில் எழுதுங்கள். ஒரு தெளிவான திட்டத்தை உருவாக்க நீங்கள் செலவழிக்கும் நேரம், அத்தகைய திட்டம் இல்லாத போது நீங்கள் பணிகளுக்கு இடையே குதிப்பதை இழக்கும் நேரத்துடன் ஒப்பிடும் போது எதுவுமில்லை என்பதை நீங்கள் காண்பீர்கள். மேலும் வாசிக்க
3. புத்திசாலித்தனமாக முன்னுரிமை கொடுங்கள்:
நீங்கள் செய்ய வேண்டிய பட்டியலை ஒழுங்கமைக்கும் போது, வேலையில் வெற்றிகரமான நேர மேலாண்மைக்கு முன்னுரிமை முக்கியம். நீங்கள் முதலில் செய்யக்கூடாத பணிகளை நீக்கி தொடங்குங்கள். மூன்று அல்லது நான்கு மிக முக்கியமான பணிகளை அடையாளம் கண்டு, முதலில் அவற்றைச் செய்யுங்கள் – அந்த வகையில், நீங்கள் அத்தியாவசியமானவற்றை முடித்திருப்பதை உறுதி செய்கிறீர்கள்.
உங்கள் செய்ய வேண்டிய பட்டியலை மதிப்பீடு செய்து, ஒரு பணியின் அவசரத்தை விட அதன் முக்கியத்துவத்தின் அடிப்படையில் நீங்கள் அதை ஒழுங்கமைத்துள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். முக்கியமான பொறுப்புகள் உங்கள் இலக்குகளை அடைவதை ஆதரிக்கின்றன, அதே சமயம் அவசர பொறுப்புகளுக்கு உடனடி கவனம் தேவை மற்றும் வேறொருவரின் குறிக்கோள்களை அடைவதோடு தொடர்புடையது. எங்கள் வணிக இலக்குகளை ஆதரிக்கும் நடவடிக்கைகளில் நாம் உண்மையில் கவனம் செலுத்த வேண்டியிருக்கும் போது அவசர ஆதிக்கம் செலுத்த அனுமதிக்கிறோம்.
முக்கியமான மற்றும் அவசர பணி: இந்த பணிகளுக்கு மிக முக்கியமான காலக்கெடு உள்ளது – அவற்றை உடனடியாக முடிக்கவும்.
முக்கியமானது ஆனால் அவசரமில்லை: இந்த உருப்படிகள் முக்கியமானவை ஆனால் உடனடி நடவடிக்கை தேவையில்லை மற்றும் நீண்ட கால வளர்ச்சி மூலோபாயத்தை உள்ளடக்கியதாக இருக்க வேண்டும். இந்த நாற்புறத்தில் உங்கள் பெரும்பாலான நேரத்தை செலவிட முயற்சி செய்யுங்கள்.
அவசரம் ஆனால் முக்கியமில்லை: இந்தப் பணிகள் அவசரமானவை ஆனால் முக்கியமானவை அல்ல. உங்கள் வெளியீட்டில் பங்களிக்காததால் அவற்றை குறைக்கவும், பிரதிநிதித்துவம் செய்யவும் அல்லது அகற்றவும். அவை பொதுவாக மற்றவர்களின் மோசமான திட்டமிடல் காரணமாக ஏற்படக்கூடிய கவனச்சிதறல்கள்.
அவசர மற்றும் முக்கியமற்றது: இந்த செயல்பாடுகளுக்கு ஏதேனும் மதிப்பு இருந்தால், அவை முடிந்தவரை அகற்றப்பட வேண்டும்.
ஒவ்வொரு காலாண்டிலும் என்ன வகையான செயல்பாடுகள் விழுகின்றன என்பதை இங்கே பார்க்கலாம். நீங்கள் தற்போது உங்கள் நேரத்தை எப்படி செலவிடுகிறீர்கள் என்பதை மதிப்பீடு செய்ய உங்கள் சொந்த நேர மேலாண்மை மேட்ரிக்ஸை உருவாக்கி, உங்கள் செய்ய வேண்டிய பட்டியல் மற்றும் அன்றாட செயல்பாடுகளிலிருந்து பொருட்களைச் சேர்க்க முயற்சிக்கவும்.
4. ஒத்த பணிகளை ஒன்றாக தொகுக்கவும்:
அடுத்த வேலைக்கு செல்வதற்கு முன் செய்ய வேண்டியது பழைய வேலை அனைத்தையும் முடிக்க முயற்சிப்பதன் மூலம் உங்கள் நேரத்தையும் மன ஆற்றலையும் சேமிக்கலாம். உதாரணமாக, மின்னஞ்சல்களுக்கு பதிலளிப்பதற்கும், தொலைபேசி அழைப்புகள் செய்வதற்கும், தாக்கல் செய்வதற்கும், தனித்தனியான நேரத்தை உருவாக்கவும்.
5. பல வேலைகளை செய்வதற்கான உந்துதலைத் தவிர்க்கவும்:
இது வேலைக்கான எளிய நேர மேலாண்மை உதவிக்குறிப்புகளில் ஒன்றாகும், இருப்பினும் இது பின்பற்ற கடினமாக இருக்கும். கையில் உள்ள பணியில் கவனம் செலுத்துங்கள் மற்றும் அனைத்து கவனச்சிதறல்களையும் தடுக்கவும். இது பல வேலைகளை மேற்கொள்வதற்கு தூண்டுகிறது, ஆனால் நீங்கள் அவ்வாறு செய்ய முயற்சிக்கும் போது உங்களை நீங்களே கட்டுப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். ஒரு வேலையிலிருந்து இன்னொரு பணிக்கு மாறும் போது நீங்கள் நேரத்தை இழந்து உற்பத்தித்திறனைக் குறைக்கிறீர்கள்.
அதேபோல, ஒரு மைல் நீளத்திற்குச் செய்ய வேண்டிய காரியப் பட்டியலில் மூழ்கிவிடாதீர்கள். அதிகமாக அழுத்தினால் அது குறுகியதாக இருக்காது, எனவே மூச்சை இழுத்து, மூச்சை வெளியேற்றி, ஒரு நேரத்தில் ஒரு வேலையை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்.
6. பணிகளுக்கு நேர வரம்புகளை ஒதுக்கவும்:
உங்கள் அட்டவணையை உருவாக்கும் ஒரு பகுதி, பணிகளை முடிக்கும் வரை வேலை செய்வதற்குப் பதிலாக நேர வரம்புகளை அமைப்பதை உள்ளடக்கியது. செய்ய வேண்டிய பட்டியல்கள் சிறந்தவை மற்றும் அற்புதமானவை, ஆனால் சில சமயங்களில் நீங்கள் எதையும் சரிபார்க்காதது போல் உணரலாம்.
உங்கள் பணி ஆய்வுக்கு ஒரு சீரான வேகத்தை அமைக்க விரும்பினால், பொமோடோரோ டெக்னிக் உங்கள் வேலை பட்டியலை 25 நிமிடத் துண்டுகளாகப் பார்க்க உதவும், ஒவ்வொரு வேலைக்கும் இடையில் சிறிய இடைவெளிகள் மற்றும் நான்கு வேலைகளை முடித்த பிறகு நீண்ட இடைவெளி எடுத்துக்கொள்ளலாம். இந்த நுட்பம் குறுகிய இடைவெளியுடன் ஒரு குறுகிய கவனத்தை சமநிலைப்படுத்துகிறது. இது மன அழுத்தத்தை குறைக்கிறது மற்றும் உந்துதலை பராமரிக்கிறது.
நீங்கள் உங்கள் சொந்த வேகத்தை அமைக்க விரும்பினால், டைம் பாக்ஸிங் பல்வேறு நேரங்களைத் தடுக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது. ஒரு செயல்பாடு உங்களுக்கு எவ்வளவு நேரம் எடுக்கும் என்பதற்கான மதிப்பீட்டைப் பெற உங்கள் நேரப் பதிவைப் பயன்படுத்தவும். அந்த பணியில் நீங்கள் குறிப்பிட்ட நேரத்தை செலவழித்தவுடன், அடுத்த முக்கியமான செயல்பாட்டிற்கு செல்லுங்கள். உங்களிடம் இந்த அளவுருக்கள் இருக்கும் போது உங்கள் உற்பத்தித்திறன் உயர்ந்து, நீங்கள் செய்ய வேண்டிய பட்டியல் சுருங்குவதைக் காணலாம்.
